Wat is een persconferentie?
Een persconferentie is een van de meest populaire en wijdverbreide zakelijke evenementen en is een ontmoeting van journalisten met vertegenwoordigers van verschillende overheids- en commerciële instellingen. Tijdens de persconferentie stellen mediavertegenwoordigers de deelnemers vragen over het thema van het evenement.
Met andere woorden, een persconferentie is een doelgerichte bijeenkomst van een groep mensen met uitgenodigde journalisten, met als doel belangrijke informatie uit de eerste hand in de pers te brengen.
De organisatie van de conferentie begint altijd met de vorming van een informatieve gelegenheid – de nieuwshaak die het evenement intrigerend en interessant maakt voor het publiek. Een goed georganiseerde nieuwsgids is de sleutel tot het succes van elk evenement.
De basisregels voor de vorming van een nieuwsbericht:
Het nieuws moet interessant zijn voor het publiek dat deelneemt aan het project
De formulering van het nieuwsbericht moet zo beknopt en beknopt mogelijk zijn.
Het is beter om over een ongebruikelijke presentatie van het nieuws na te denken, om het een emotionele lading te geven.
Voor de juiste samenstelling van de informatiegids heeft u verder nodig:
De huidige economische, politieke en sociale situatie bestuderen
Bepaal de doelgroep en creëer een pool van journalisten
Definieer het doel en welke taken het evenement moet oplossen om het gewenste resultaat te bereiken
Wat houdt het organiseren van een persconferentie in:
De datum van het evenement kiezen, rekening houdend met het publicatieschema van de meeste publicaties, waarvan de vertegenwoordigers het evenement zullen verslaan.
Een vergaderruimte huren met voldoende capaciteit
Het evenement voorzien van de benodigde apparatuur en apparatuur
Uitnodigingen voor de persconferentie verzenden
Voorbereiden van een koffiepauze of buffet
BELANGRIJK: De persconferentiezaal moet zoveel mogelijk zijn uitgerust voor dit evenement: microfoons, verlichtingsapparatuur, simultaanvertaalsysteem (indien er buitenlandse gasten zijn), televisiecamera’s, enz. Ook moeten borden met de namen van de sprekers worden weergegeven. De toespraak van de sprekers moet van tevoren worden voorbereid.
Regels persconferentie:
De conferentie begint altijd met een bijeenkomst van de persvertegenwoordigers en hun registratie, waarna de officiële opening van het evenement begint. De moderator stelt de belangrijkste initiatiefnemers van de persconferentie voor aan de journalisten, gevolgd door de toespraak van de belangrijkste deelnemers. Aan het einde van de toespraak stellen journalisten vragen en krijgen ze antwoorden. De gastheer beëindigt het evenement.
Na de officiële afsluiting van het persevenement vindt meestal een informeel gedeelte plaats – het kan een licht buffet zijn, waarbij informele communicatie en een nadere kennismaking van de deelnemers aan het evenement plaatsvinden.
Organisatie van een persconferentie: Krasnodar en het Krasnodar-gebied
De organisatie van de conferentie en elk ander persevenement is een van de leidende richtingen van het evenementenbureau Prazdnik PRO. Onze organisatoren zullen niet alleen helpen bij de directe organisatie van het evenement, maar ook PR-ondersteuning bieden: ze zullen de markt, concurrenten en doelgroep bestuderen, op basis van de analyse zullen ze een competente informatiebijeenkomst samenstellen die zeker zal hebben een onvergetelijk wow-effect op het publiek en zullen ook de meest loyale leden van de media uitnodigen.
Video persconferentie
Een videopersconferentie is een evenement dat wordt gehouden om nieuws te brengen of commentaar te leveren aan de media. Dit evenement verschilt van een persconferentie in zijn formaat: journalisten en bedrijfsvertegenwoordigers communiceren op afstand met elkaar door middel van videoconferentieoplossingen.
Stadia van het organiseren van een videopersconferentie
Bepaal een nieuwswaardige gelegenheid voor een ontmoeting met journalisten. Een dergelijke gelegenheid kan zijn een samenvatting van de resultaten van het jaar, berichtgeving over de release van een product, de opening van een nieuwe faciliteit of een analyse van de marktsituatie.
Bepaal het doel van de videopersconferentie. Het belangrijkste doel is om zichzelf te verklaren, om belangrijke informatie in de media te brengen, waarover de organisator beslist.
Kies de dag, tijd en plaats van dit evenement. De beste tijd om journalisten te ontmoeten is van 9.00 tot 12.00 uur. Omdat de persconferentie op afstand in de vorm van een videomeeting zal plaatsvinden, is het noodzakelijk om de grootte van het virtuele publiek te bepalen. En hiervoor moet rekening worden gehouden met het aantal journalisten dat aan het evenement zal deelnemen, evenals met het aantal bedrijfsvertegenwoordigers dat vragen zal beantwoorden.
Om een persconferentie te houden, kunt u het beste programma’s gebruiken waarmee u multipoint-videoconferenties kunt houden met een groot aantal deelnemers, terwijl u ze allemaal voorziet van duplexcommunicatie. Dit is nodig zodat alle deelnemers vrijelijk met elkaar kunnen communiceren: een journalist kan op elk moment een vraag stellen aan een van de vertegenwoordigers van het bedrijf, en hij zal op zijn beurt antwoorden.
Een belangrijke rol in de videopers carticiant die het gehele proces van dit evenement beheert. Zijn verantwoordelijkheden omvatten:
Organisatie van het begin van het evenement (uitnodigen van deelnemers aan de conferentie, hun connectie met de conferentie, kennis van journalisten en vertegenwoordigers van het bedrijf met elkaar, aankondiging van het persconferentieonderwerp aan het begin van het evenement, aankondiging van de procedure voor het houden van een persconferentie, het opnemen van een sessie).
Selectie van een kandidaat voor de toespraak (de journalist die vragen stelt).
Accepteer of weiger ongewenste vragen van journalisten.
Einde van het evenement.
Het grote voordeel van het houden van een persconferentie via videoconferentie is dat de organisatoren van dit evenement niet hoeven te zoeken naar een locatie voor een videopersconferentie, omdat ze een virtueel publiek hebben! Dit geldt echter alleen voor die evenementen waarbij alle deelnemers verspreid zijn over verschillende delen van de stad/het land/de wereld. Meestal vinden persconferenties plaats in virtuele kamers, wanneer alle journalisten in één kamer zijn en bedrijfsvertegenwoordigers in een andere. Daartussen wordt een videobrug gebouwd.
Geen van de deelnemers aan dit evenement is echter immuun voor problemen die gepaard gaan met signaaloverdracht tijdens een virtuele persconferentie. Problemen met het beeld (flikkerend beeld, kleurvervorming, onscherpte) of geluid (vertraging of verlies van geluid, echo) kunnen worden geassocieerd met een lage internetverbinding en het gebruik van apparatuur van lage kwaliteit. Om dergelijke problemen te voorkomen, wordt aanbevolen om apparatuur te kiezen die speciaal is ontworpen voor videoconferenties – echo-onderdrukkende luidsprekertelefoons, hoogwaardige PTZ-camera’s, discussiesystemen en simultaanvertaalsystemen (als buitenlanders deelnemen aan de persconferentie).
